Nombreuses sont les entreprises qui souffrent des tâches répétitives, de la désorganisation interne et de difficultés en matière de management de tous ordres. Pourtant, loin de remplacer l’être humain, le digital permet aujourd’hui de suppléer certaines activités chronophages, d’assurer un meilleur suivi des projets, d’optimiser les ressources humaines et matériels des entreprises. Cela est d’autant plus vrai depuis la crise sanitaire, qui a rendu nécessaire le passage au travail dématérialisé. Quels sont les principaux software favorisant la digitalisation du management de votre entreprise ?
1. Slack : la messagerie instantanée pratique aux multiples add-ons
Créé en 2013, SLACK est une plateforme de messagerie collaborative propriétaire fonctionnant selon le mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire par le biais de logiciels accessibles via internet. SLACK est l’acronyme de « Searchable Log of All Conversation of knowledge», désignant l’accès à l’ensemble des conversations et des connaissances. Cette plateforme concentre, au plan mondial, plus de 12 millions d’utilisateurs quotidiens. Elle constitue un formidable outil de management à la disposition des entreprises et des managers. L’une des originalités de cette messagerie collaborative est son fonctionnement par canaux de conversations, lesquels permettent d’organiser l’espace de travail par équipe ou par projet et d’y échanger des messages, des outils ou des fichiers de façon publique ou privée
L’autre principal intérêt de SLACK réside dans la possibilité d’accéder à plus de 2000 applications (« Add-ons ») utiles pour l’ensemble des activités déployées par les entreprises sur la plateforme comme :
– Lunch train ou train du déjeuner est une application permettant de coordonner le déjeuner avec vos équipes.
– Celebrationbot : Quoi de mieux pour la cohésion d’entreprise que de penser à souhaiter l’anniversaire de ses collaborateurs ? Telle est la vocation de cette add-on qui permet de créer un rappel d’anniversaires dans le calendrier Google et de recevoir des notifications personnalisées.
– Google Calendar est la solution Google pour organiser ses RDV, ses meetings conçues pour le travail en équipe. Il permet d’accéder, depuis n’importe quel appareil connecté à internet, aux évènements et planning des collaborateurs sans quitter SLACK.
– Troops est une extension pour intégrer Salesforce et gérer ses leads, ses ventes à travers Slack.
– Clever ads est une extension qui permet d’accéder en un seul clic à toutes les statistiques importantes concernant les impressions, les conversions, les coûts et les nombres de clics relatifs aux campagnes publicitaires sur Google Ads et Microsoft Ads.
2. Jira, la gestion des projets web simplifié
Jira Cloud est constitué par un ensemble de services hébergé sur le Cloud. Ces solutions s’adressent en particulier à la gestion de projets informatiques, en contemplation desquels ils ont d’ailleurs été conçus. Elles s’inscrivent notamment dans le cadre de la méthode Agile en rapprochant les équipes de développement et les équipes opérationnelles. Les produits Jira déploient des outils d’aide à la planification, au suivi et à la gestion des tâches, depuis la création du projet jusqu’à son achèvement
Les tarifs varient selon le nombre d’utilisateurs et l’option choisie. Les services sont facturables au mois ou à l’année. Pour l’option standard, il faut compter 70$ par mois et 140$ pour l’option Premium. Une option gratuite est limitée à 10 utilisateurs. Pratique pour les petites organisations.
3.Vacation Tracker : la gestion des absences et des congés simplifiés
La gestion des absences et des vacances peut s’avérer un véritable casse-tête pour l’entreprise. Il faut tenir compte des prescriptions légales et conventionnelles relatives aux congés payés et autres (maternité, formation, etc.), mais aussi des contraintes de l’entreprise. C’est la raison d’être du logiciel Vacation Tracker qui permet de définir en amont votre politique de congés et d’absences, de suivre la procédure d’approbation, ainsi que le calendrier des congés. Vacation Tracker informe aussi l’ensemble des collaborateurs de la disponibilité de chacun et peut émettre des rappels par le biais de notifications. En somme, il constitue un outil indispensable de gestion du personnel pour votre entreprise, accessible depuis tous les appareils via une connexion internet. Il faut compter 25$ par mois pour 50 utilisateurs et au-delà 1$ supplémentaire par utilisateur.
4. Desktime, l’application des équipes en télé-travail
La crise de la Covid-19 a été le catalyseur du télé-travail. Nombre de managers et d’entrepreneurs ont compris l’intérêt d’une telle solution, à l’ère de la distanciation physique. Si le télé-travail favorise une diminution des coûts de fonctionnement des infrastructures, il présente aussi des inconvénients quant à la productivité des salariés. Procrastination et déconcentration, au même titre que la difficulté de se déconnecter numériquement, sont les principaux écueils du télé-travail. Aussi, le logiciel Desktime que j’ai déjà présenté dans un autre article, répond à ce type de besoin, en ce qu’il constitue notamment un outil de mesure de la productivité. En ce sens, il permet d’optimiser le temps de travail par une évaluation automatique. Ainsi, managers et employeurs peuvent connaître quotidiennement la productivité de chaque salarié grâce aux rapports générés et donc mieux accompagner ceux qui éprouvent des difficultés dans leur organisation. Bien entendu, la vie privée et le droit à la déconnexion sont respectés par une fonctionnalité spécifique, laquelle, lorsqu’elle indique que le salarié est en pause, met fin à tout tracking. Desktime est disponible à partir de 95$ par mois pour l’option Pro et à partir de 124$ et 190$ par mois, respectivement, pour les options Premium et entreprise.
5. Calendly : la prise de RDV automatisée et intégrée
Calendly est l’un des logiciels les plus performants dans son domaine. Il est un secrétaire particulier totalement automatisé, programmé pour optimiser la gestion des rendez-vous et réunions. Il suffit de connecter son agenda pour qu’il vérifie les disponibilités des collaborateurs avant une prise de rendez-vous. Plus encore, Calendly a la capacité de limiter le nombre de réunions ou encore de s’adapter aux différents fuseaux horaires pour les entreprises qui travaillent à l’international. Des notifications par email ou sms viennent rappeler les informations relatives aux RDV et réunions. Son coût est de 8$ par mois pour l’option Premium et de 12$ par mois pour l’option Pro. Une version gratuite est également disponible et potentiellement suffisante.
6. Zapier : la banque d’API pour vos applis favorites
La dématérialisation a contribué à diminuer fortement les tâches chronophages des entreprises. Zapier s’inscrit dans cette tendance, puisqu’il permet d’automatiser certaines actions en connectant des applications utilisées quotidiennement. Vous souhaitez que des données de vos emails soient transférées vers Dropbox sans avoir à les saisir manuellement ? Soit. Zapier permet d’automatiser cette tâche et, par conséquent, de vous délivrer un temps précieux pour la croissance de votre entreprise. Cet outil, intégré à SLACK, est capable de relier plus de 1500 applications et d’accroître la réalisation des projets par l’automatisation de certaines tâches. Son prix oscille entre 0$ et 599$ mensuels selon l’option retenue : 19,99$ pour l’option Starter, 49$ pour l’option Professional, 299$ pour l’option Team, 599$ pour l’option Company.
7. 1Password for Teams : simplifier la gestion des mots de passe
La sécurité est une préoccupation importante des entreprises, laquelle est notamment assurée par l’existence de mots de passe. Toutefois, ils peuvent vite représenter des difficultés pour le gestionnaire, en contemplation des risques lors de la création, de la perte ou de l’intrusion illégale dans le système. 1Password for Teams facilite la gestion des autorisations et des mots de passe des collaborateurs de votre entreprise. L’ensemble de ces données sensibles est stocké sur un serveur sécurisé et le gestionnaire conserve un regard sur les actions et modifications inhérentes aux mots de passe. Son prix est relativement accessible puisqu’il est fixé à 3,99$ par mois pour l’option Teams et à 7,99$ par mois pour l’option business. Les prix pour l’option Enterprise nécessite cependant la réalisation d’un devis personnalisé.
Très intéressant pour comprendre le concept de digitalisation du management de l’entreprise